Analisis Sistem Akuntansi

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Usaha kecil dan menengah merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh sebagian besar masyarakat Indonesia. Keberadaan usaha kecil menengah tersebut harus didukung dan didorong kemampuannya agar tetap eksis, sehingga dapat memperluas kesempatan usaha dan memperluas lapangan pekerjaan. Usaha Kecil Menengah (UKM) mempunyai peran penting dan strategis bagi pertumbuhan ekonomi negara, baik negara berkembang maupun negara maju.

Masalah utama yang menjadi fokus dalam pengembangan usaha kecil menengah adalah mengenai pengelolaan keuangan. Karena banyak usaha kecil dan menengah yang beranggapan bahwa pengelolaan keuangan merupakan hal yang mudah dan sederhana. Namun dalam kenyataanya, pengelolaan keuangan pada UKM membutuhkan keterampilan Akuntansi yang baik oleh pelaku bisnis UKM. Benjamin (1990) berpendapat bahwa kelemahan UKM dalam penyusunan laporan keuangan itu antara lain disebabkan rendahnya pendidikan dan kurangnya pemahamam terhadap Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Raharjo (1993) berpendapat bahwa rendahnya penyusunan laporan keuangan disebabkan karena tidak adanya peraturan yang mewajibkan penyusunan laporan keuangan bagi UKM.

Sebagian besar UKM  belum menggunakan sistem akuntansi yang benar. Memang pada kenyataannya, berdagang dengan cara biasa di pasar, dimana hanya mencatat uang keluar dan masuk (buku aliran kas dan stok barang) memang lebih mudah. Tidak dapat dipungkiri, teori-teori dan logika-logika akuntansi terkadang susah untuk dipahami, butuh pemahaman konsep yang  benar-benar harus dikuasai.  Tentulah lebih mudah bagi para wirausahawan itu untuk berdagang terus, daripada menghabiskan waktunya untuk belajar akuntansi. Namun ternyata akuntansi mempunyai fungsi lain, selain fungsi kontrol dan panduan pengambilan keputusan pengembangan bisnis.

Informasi akuntansi mempunyai peranan penting untuk mencapai keberhasilan usaha, termasuk bagi usaha kecil. Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang handal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil juga diperlukan khususnya untuk akses subsidi pemerintah dan akses tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (bank). Kewajiban penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil sebenarnya telah tersirat dalam Undang-undang usaha kecil no. 9 tahun 1995 dalam Undang-undang perpajakan. Pemerintah maupun komunitas akuntansi telah menegaskan pentingnya pencatatan dan penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil.

Masih banyak usaha kecil menengah (UKM) yang belum menyelenggarakan pencatatan atas laporan keuangan usahanya. Akibatnya, mereka memang sulit mendapatkan kredit sehingga sulit untuk mengembangkan usahanya lebih baik lagi. Terbukti usaha kecil menengah yang telah menerapkan sistem akuntansi dalam usaha mereka memperoleh kemudahan tidak hanya untuk kemudahan kredit dari kreditur, tetapi juga untuk pengendalian aset, kewajiban dan modal serta perencanaan pendapatan dan efisiensi biaya-biaya yang terjadi yang pada akhirnya sebagai alat untuk pengambilan keputusan usaha ke depannya. Karena tentunya laporan keuangan badan usaha tersebutlah yang kelak digunakan oleh pihak ekstern maupun intern untuk mengambil tindakan dalam memajukan usaha, misalnya untuk keperluan investor pada pengembangan usaha.

Laporan keuangan merupakan alat yang penting untuk memperoleh informasi mengenai posisi keuangan perusahaan dan hasil usaha yang dicapai oleh suatu perusahaan. Salah satu bentuk informasi yang dapat digunakan untuk mengetahui kondisi dan perkembangan suatu perusahaan adalah laporan keuangan yang dilaporkan setiap akhir periode sebagai laporan pertanggungjawaban atas pengelolaan suatu perusahaan.

Laporan keuangan juga dapat menjadi tolak ukur bagi pemilik dalam memperhitungkan keuntungan yang diperoleh, mengetahui berapa tambahan modal yang dicapai, dan juga dapat mengetahui bagaimana keseimbangan hak dan kewajiban yang dimiliki. Setiap keputusan yang diambil oleh pemilik dalam mengembangkan usahanya akan didasarkan pada kondisi keuangan yang dilaporkan secara lengkap bukan hanya didasarkan pada laba semata. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis dapat menentukan judul “ ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PADA UD LITABENA ”.

1.2 Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

1. Membantu pelaku bisnis usaha kecil dan menengah dalam memahami penerapan sistem akuntansi.
2. Bertujuan untuk ikut mengembangkan ilmu pengetahuan, tentang usaha kecil dan menengah sebagai wujud nyata keterkaitan dunia perguruan tinggi dalam aspek pengabdian terhadap masyarakat khususnya usaha kecil dan menengah dalam dunia praktis.

1. Manfaat

1. Dapat digunakan sebagai masukan bagi para pelaku usaha kecil khususnya pengusaha batik untuk menerapkan sistem akuntansi di dalam sebuah bisnisnya dan dapat membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan perusahaan
2. Dapat memperdalam ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam sebelumnya di perkuliahan dan sebagai acuan bagi peneliti selanjutnya, khususnya penelitian yang berkaitan dengan sistem akuntansi UKM

1.3 Waktu dan Tempat Kuliah Kerja Magang

Waktu pelaksanaan dilaksanakan pada tanggal 02 s/d 31 Juli 2012. Tempat kuliah kerja magang dilaksanakan di usaha pembuatan kain batik, tepatnya di UD Litabena yang berlokasi di Desa Jatipelem Kecamatan Diwek Kabupaten Jombang.

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Organisasi/Perusahaan

Batik Jombang terletak pada motif dan warna, yang digali dari kebudayaan daerah Jombang itu sendiri. Selain terkenal sebagai kota santri, pada jaman kerajaan Majapahit, Jombang merupakan pintu gerbang kerajaan, dengan keberadaan candi Rimbi yang terletak di daerah Wonosalam. Dengan berbekal kekayaan warisan budaya dan agama tersebut, Litabena berusaha memadukan dan menuangkannya kedalam seni batik, sehingga muncul motif-motif khas yang terletak dengan sebutan “Motif Jombangan”.

Motif-motif yang telah berhasil digali dari khasanah budaya asli Jombang antara lain:

1. Motif Arimbi, yang diambil dari salah satu relief yang ada di candi Rimbi Jombang.
2. Motif Ringin Contong, merupakan motif yang diambil dari ringin yang berada ditengah-tengah kota Jombang.
3. Motif Tapak Liman, merupakan motif yang diambil dari tanaman kebun yang tumbuh didaerah Jombang.
4. Motif Sandur, merupakan motif yang diambil dari kesenian daerah yaitu “Sandur”, yang berada di Jombang utara.

Batik Jombang mempunyai corak dan warna yang khas, penggunaan warna-warna yang berani seperti kombinasi “ijo-abang” (hijau dan merah) serta kombinasi warna merah lainnya tampak sangat jelas dalam setiap helai kain yang dihasilkan. Hal inilah yang menjadi perbedaan utama antara batik Jombang dengan batik-batik daerah lain.

Litabena didirikan oleh Ibu Kusmiati, nama Litabena diambil dari sebagian dari nama keempat anaknya yang sudah besar. Li dari nama Lilik, Ta dari nama Rita, Be dari nama Benny, dan Na dari nama Nanang. Ibu Kusmiati Slamet berharap dengan nama itu usaha batiknya dapat berkembang menjadi besar. Pada saat ini produk batik Litabena telah beredar sampai ke Jakarta, Kalimantan, Palembang, dan Lampung. Sepeninggal ibu Kusmiati, sejak tahun 2009 sampai sekarang UD Litabena dikendalikan anaknya yaitu Ibu Lilik Sri Rahayu.

Sejalan dengan perkembangan daerah, untuk mewujudkan motif khas Jombang, maka Litabena muncul untuk mencari dan menggali kekayaan budaya tersebut, kemudian menginterprestasikannya dalam bentuk seni batik. Kegiatan ini dimulai sejak tahun 2003. Impian tersebut bukanlah tanpa halangan, berbagai macam kendala teknis maupun administrasi telah muncul menghadang setiap langkah Litabena untuk maju. Ketidaan tenaga kerja pembatik merupakan kendala besar yang harus dihadapi oleh Litabena. Guna mengatasi hal tersebut, Litabena berusaha memberdayakan masyarakat sekitar dengan mengadakan pelatihan-pelatihan teknis dan sosialisasi pembuatan batik. Kegiatan ini cukup berhasil, dengan munculnya tenaga kerja yang baru yang cukup berbakat.

Dengan berbekal kemauan dan tekad yang berbaja, Litabena terus berusaha untuk tetap eksis dalam persaingan produk yang semakin berkembang. Dan berbekal ketrampilan dan kekayaan motif yang khas, Litabena berani menatap masa depan dengan penuh rasa optimis.

2.2 Struktur Organisasi dan Bidang Usaha

2.2.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Struktur organisasi mengidentifikasi peran dan tanggung jawab karyawan yang dipekerjakan oleh setiap perusahaan. Oleh karenanya setiap perusahaan ataupun suatu usaha akan memiliki struktur yang berbeda tergantung skala perusahaan dan jenis perusahaan ataupun suatu usaha tersebut. Struktur perusahaan yang baik adalah struktur yang mampu memfasilitasi orang untuk membuat kerja sama tanpa terjebak menciptakan birokrasi yang berbelit-belit. Sehingga struktur yang ada akan mengoptimalkan kelebihan dan menutupi kelemahan dari setiap bagian atau individu. Berikut adalah struktur organisasi yang terdapat di UD Litabena :

Gambar 2.2.1 Struktur Organisasi UD LITABENA

Pimpinan

Lilik Sri Rahayu

Pemasaran

Zaenal Arifin

Karyawan

Lilik Purwanti

Tukang Nyanting

Susi

Sukardi

Rodhiyah

2.2.2 Bidang usaha

Di UD Litabena bergerak dibidang usaha dagang yang memproduksi kain batik yang terdiri dari pembuatan batik tulis, batik cap dan batik printing (sablon). Jenis dan motif batik seiring dengan makin berkembangnya motif yang sesuai dengan minat dan daya beli konsumen. Adapun intensitas produksi batik berorientasi pada pesanan. Disana menyediakan kain batik dengan harga puluhan ribu sampai dengan jutaan rupiah, dan juga menerima pelatihan yang ingin belajar membatik dari menggambar motif batik sampai menjadi kain batik.

2.3 Visi, Misi dan Tujuan Organisasi

2.3.1 Visi

Terwujudnya pengembangan usaha kecil menengah, usaha dagang, peningkatan dan pelestarian batik di kabupaten Jombang

2.3.2 Misi

Mengurangi angka pengangguran

Mengembangkan dan meningkatkan batik agar tidak punah

2.3.3 Tujuan Organisasi

Memberdayakan sumber daya manusia disekitar

Mengurangi angka pengangguran

2.4 Aktivitas Pada Bagian Kepegawaian

Aktivitas pada saat magang adalah di bagian produksi kain batik yang dimulai dengan mengeblat atau menggambar motif batik, mencanting atau melukis dengan lilin (malam) menggunakan canting, selanjutnya menutupi dengan lilin malam bagian-bagian yang akan  tetap berwarna putih (tidak berwarna). Tahap berikutnya mewarna kain, dan Proses selanjutnya adalah nglorot, dimana kain yang telah berubah warna direbus air panas. Tujuannya adalah untuk menghilangkan lapisan lilin, sehingga motif yang telah digambar sebelumnya terlihat jelas. Proses terakhir adalah mencuci kain batik tersebut dan kemudian mengeringkannya dengan menjemurnya sebelum dapat digunakan dan dipakai.

BAB III

PELAKSANAAN KULIAH KERJA MAGANG

3.1 Aspek Kajian yang terdapat di objek KKM

3.1.1 Sistem Akuntansi

Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa sebuah informasi akuntansi seperti informasi keuangan yang bermanfaat bagi pemakai informasi. Pemakai informasi ini di luar (ekstern) perusahaan seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lainnya memerlukan informasi dalam kaitannya dengan keperluan mereka. Sedangkan pemakai informasi dari dalam (intern) perusahaan dalam hal ini seperti manajemen juga membutuhkan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil kebijakan-kebijakan untuk kelancaran perusahaan.

Untuk memenuhi kebutuhan akan sebuah sistem informasi akuntansi bagi pihak ekstern dan intern perusahaan, dibuatlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan yaitu pihak ekstern dan pihak intern perusahaan.

Sistem akuntansi, (Haward F. Slettler dalam Baridwan, 1971) adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur,dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Menurut Syamsul (1992), sistem akuntansi berasal dari dua buah kata yaitu sistem yang berarti suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan akuntansi yang artinya suatu aktifitas jasa yang memberikan informasi kuantitatif, terutama bersitat keuangan, mengenai kesatuan ekonomi dengan maksud agar berguna untuk pengambilan keputusan-keputusan ekonomi.

Menurut Hall (2001:5) “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau sebuah subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”. Menurut Wijayanto (2001:2) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”. Dari kedua definisi diatas sistem dapat diartikan sebagai komponen-komponen atau bagian-bagian yang saling berhubungan untuk berinteraksi dalam mencapai tujuan tertentu yang melewati beberapa tahun yaitu input, proses dan output. Proses akuntansi merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu perusahaan. Secara umum akuntansi dapat diartikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan untuk pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas dan kondisi perusahaan.

Menurut Boynton ,Johnson, dan Kell (2003:384)

Sistem Akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mendefenisikan, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi) dan untuk memelihara akuntanbilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan.

Menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan yaitu : Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.

3.1.2 Desain Sistem

Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.

Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan didalam pengambilan keputusan.

Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi.

Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.

3.1.3 Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Unsur-unsur dari suatu sistem akuntansi adalah :

1. Formulir/dokumen

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer dipakai berbagai media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti papan ketik , mice, voice, dan cats. Adapun peranan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan- laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktiva-aktiva perusahaan. Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan. Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat perintah permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.

Formulir digolongkan menjadi dua macam jika ditinjau dari pengolahan data akuntansi, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampirkan dokumen sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

2. Catatan-catatan

Ada tiga catatan yang digunakan yaitu jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu.

1. Jurnal

Jurnal sering juga disebut dengan buku harian. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansi manual adalah memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal banyak kolom (jurnal multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai pada perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaan jurnal ini tidak praktis. Oleh karena itu jurnal multikolom diganti dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Pada perusahaan besar jenis jurnal yang biasa digunakan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal umum. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya berupa jumlah mata uang transaksi tertentu kemudian diposting kerekening yang bersangkutan dalam buku besar.

2. Buku besar

Buku besar utama (primary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Adapun buku besar ini terdiri dari banyak rekening yang dipakai untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini dapat dianggap sebagai tempat untuk menggolongkan data keuangan dan dapat pula dianggap sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

3. Buku besar pembantu

Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh sebuah akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dari hal ini buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), artinya tidak ada catatan akuntansi lain laagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

3. Laporan

Unsur sistem akuntansi yang terakhir adalah laporan. Setelah transaksi dicatat dan diikhtisarkan, maka disiapkan laporan bagi pemakai. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Adapun laporan keuangan dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, laporan perubahan laba yang ditahan. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan arus kas digunkan untuk suatu periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu. Ada empat tujuan umum pengembangan sistem akuntansi yaitu:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Ciri-ciri sistem akuntansi yang baik harus memiliki bagan perkiraan, pedoman akuntansi, ada daftar tugas (job description), ada perkiraan pengawasan, dokumen-dokumen sudah dinomori sebelumnya, dan metode-metode lain yang bertujuan untuk mengawasi data yang masuk dan data yang diproses. Jika ciri-ciri ini sudah terpenuhi maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

3.1.4 Fungsi Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi menunjukkan bahwa fungsi-fungsi akuntansi merupakan maninvestasi dari pada sistem akuntansi yang secara administrasi akan tercantum dalam bentuk-bentuk formulir, buku-buku dan catatan-catatan akuntansi serta laporan yang disajikan. Oleh karena itu fungsi sistem akuntansi akan sejalan dengan fungsi, bentuk-bentuk formulir dan buku-buku akuntansi pada suatu perusahaan.

Adapun fungsi tersebut adalah :

1. Untuk menentukan hasil dari pelaksanaan operasi perusahaan.

Dalam fungsi ini meliputi :

1. Adanya pemisahan keterangan jumlah barang dan catatan dari perusahaan.
2. Membuat laporan untuk pemimpin.

2. Untuk dapat mengikuti jalannya harta dan utang perusahaan.

Dalam fungsi ini meliputi pemeliharaan terhadap bermacam-macam rekening seperti kas, perlengkapan, rekening kreditur, serte rekening pemilik.

3. Untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari perusahaan, antara lain :

1. Membeli barang-barang atau bahan-bahan yang kemudian dijual kembali.
2. Memerintahkan pabrik berproduksi.
3. Memerintahkan pegawai pada bagian penjualan untuk memenuhi pesanan dari pelenggan atau konsumen.
4. Hal-hal lain menyangkut pelaksanaan kegiatan perusahaan.

Dengan demikian sistem akuntansi yang berkaitan dengan fungsinya seharusnya dirancang untuk menjamin bahwa seluruh pengiriman barang-barang oleh perusahaan dicatat dengan benar sebagai penjualan yang tercermin dalam laporan keuangan dalam periode yang sesuai. Sistem juga harus menghindari pencatatan ganda atas penjualan dan pencatatan penjualan atau pengiriman yang tidak pernah dilakukan.

5. Pengertian Akuntansi

Seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, pengin Menurut Kieso (2002:2), akuntansi bisa didefinisikan secara tepat dengan menjelaskan tiga karakteristik penting dari akuntansi: Pengidentifikasian, pengukuran, tentang Entitas ekonomi kepada Pemakai yang berkepentingan. Karakteristik-karakteristik ini telah dipakai untuk menjelaskan akuntansi selama beratus-ratus tahun. Namun, dalam 30 tahun terakhir entitas ekonomi telah berubah secara signifikan baik dari segi ukuran maupun komplekstitas, dan pemakai yang berkepentingan juga telah bertambah secara substansial baik dari segi jumlah maupun keragaman, pengkomunikasian informasi keuangan. terpretasian hasil proses tersebut.

3.1.6 Kegunaan Akuntansi

Secara singkat dapat dikatakan bahwa tujuan pokok dari akuntansi adalah menyediakan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang berguna bagi pimpinan perusahaan, serta pihak-pihak lain yang smembutuhkan informasi-informasi tersebut, baik dari dalam perusahaan (intern) maupun dari luar perusahaan (ekstern).

Akuntansi menyediakan cara-cara untuk mengumpulkan dan melaporkan data ekonomis kepada bermaca-macam pihak yang membutuhkan. Pemilik dan calon pemilik dapat mengetahui bagaimana posisi keuangan dan prospek perusahaan di masa yang akan datang. Pihak Bank atau pemberi kredit dapat menilai kemampuan perusahaan dalam beroperasi yang pada gilirannya mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi sebelum memberi pinjaman. Badan pemerintah berkepentingan terhadap kegiatan perusahaan dalam kaitannya dengan penyusunan peraturan pemerintah, misalnya peraturan perpajakan. Bahkan karyawan berkepentingan terhadap jalannya operasi perusahaan untuk mempertimbangkan stabilitas usaha perusahaan dan keuntungan yang mungkin dapat dinikmati oleh karyawan tersebut.

3.1.7 Siklus Akuntansi

Dalam mengelola perusahaan, uang yang diterima maupun dikeluarkan perlu dimanajemeni dengan baik. Dalam memenejemeni fungsi keuangan perlu didukung fungsi akuntansi dan pembukuan yang baik dan benar. Pengertian akuntansi telah mengalami perubahan waktu ke waktu, dimana akuntan disebut juga dengan pemegang buku karena fungsi mereka mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi kedalam buku yang disebut jurnal dan buku besar. Daftar seluruh transaksi keuangan perusahaan ini merupakan dasar untuk menghitung apakah perusahaan mendapatkan keuntungan atau kerugian.

Urutan prosedur akuntansi sebagaimana normalnya dilakukan selama periode akuntansi atau disebut juga siklus akuntansi memiliki beberapa tahap antara lain:

1. Penganalisisan transaksi
2. Pencatatan transaksi atau pembukuan transaksi kedalam jurnal
3. Pemindahan kredit dan debit dari jurnal kea kun atau rekening yang sesuai dalam buku besar
4. Mempersiapkan neraca percobaan dan mengkomplikasikan angka-angka yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan
5. Mempersiapkan laporan keuangan
6. Membukukan penyesuaian dan menutup buku jurnal
7. Melakukan penyesuaian sesuai posnya dan menutup buku
8. Menyiapkan neraca percobaan setelah menutup buku

3.1.8 Peran Akuntansi bagi UKM

Informasi akuntansi mempunyai peranan penting untuk mencapai keberhasilan usaha, termasuk bagi usaha kecil. Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang andal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil juga diperlukan khususnya untuk akses subsidi pemerintah dan akses tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (Bank). Kewajiban penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil sebenarnya telah tersirat dalam Undang-undang usaha kecil no. 9 tahun 1995 dalam Undang-undang perpajakan. Pemerintah maupun komunitas akuntansi telah menegaskan pentingnya pencatatan dan penyelenggaraan akuntansi bagi usaha kecil akuntansi yang dilakukan pengusaha kecil dan menengah. Laporan keuangan yang diibuat UKM mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya. Laporan keuangan UKM adalah pembukuan sederhana yang dibuat oleh pengelola UKM untuk mengetahui apakah bisnis anda menguntungkan atau justru merugikan.

Perusahaan adalah suatu lembaga yang melakukan kegiatan usaha baik memproduksi barang ataupun jasa untuk dikonsumsi oleh masyarakat yang bertujuan untuk memperoleh laba atau keuntungan yang sebesar-besarnya. Akuntansi sendiri menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountans) adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, penginterpretasian hasil proses tersebut. Penerapan akuntansi dalam UKM memainkan peran yang penting dalam memutuskan keberhasilan usaha. Namun disisi lain, para UKM kurang memahami pentingya penerapan akuntansi dan penyajian laporan keuangan. Perlunya penyusunan laporan keuangan bagi UKM sebenarnya bukan hanya untuk kemudahan memperoleh kredit dari kreditur, tetapi untuk pengendalian aset, kewajiban dan modal serta perencanaan pendapatan dan efisiensi biaya-biaya yang terjadi dan pada akhirnya sebagai alat untuk pengambilan keputusan perusahaan.

3.2 Sistem Kerja

Sistem kerja yang dilakukan di UD Litabena adalah sistem pembukuan UKM. Berikut adalah prosedur-prosedur atau disebut juga sistem pembukuan pada UKM untuk suatu periode waktu tertentu yang diantaranya adalah :

1. Pencatatan Transaksi
   Pencatatan transaksi  merupakan kegiatan mencatat setiap transaksi yang berhubungan dengan kegiatan usaha. Standarnya adalah semua transaksi yang berhubungan dengan kas, pembelian, penjualan, piutang, dan utang. Mencatat setiap transaksi sangat penting sebagai bahan untuk menyusun laporan keuangan. Tanpa adanya pencatatan transaksi, maka tidak mungkin laporan keuangan dapat dibuat, setiap transaksi juga harus disertai bukti transaksi, sebagai bukti bahwa transaksi tersebut benar terjadi. Setiap transaksi dicatat di dalam buku jurnal. Dengan menggunakan jurnal, setiap transaksi dapat dicatat dengan rapi, dan jelas. Untuk  menambahkan kebiasaan mencatat setiap transaksi usaha yang terjadi maka  diperlukan sebuah format jurnal yang praktis dan cepat.
2. Pembuatan bukti asli

Sebagaimana disebutkan diatas transaksi yang terjadi biasanya dibuktikan dengan adanya dokumen. Suatu transaksi baru dikatakan sah atau benar bila didukung oleh bukti- bukti yang sah, akan tetapi harus pula disadari bahwa ada transaksi-transaksi yang tidak mempunyai bukti secara tertulis, misalnya pencurian barang dagangan. Transaksi ini merupakan transaksi yang bersifat luar biasa.

Semua transaksi baik yang terjadi secara rutin atau tidak merupakan bahan untuk menyusun laporan keuangan dengan jalan mencatat dan mengolah transaksi itu lebih lanjut.

Bukti-bukti asli yang dapat mendukung setiap terjadinya transaksinya transaksi antara lain : kwitansi, faktur dan bentuk – bentuk lain.

1. Kwitansi

Kwitansi merupakan bukti bahwa seseorang atau badan hukum telah menerima sejumlah uang tunai.

2. Faktur Penjualan atau Pembelian

Setiap penjualan secara kredit memerlukan bukti yang disebut faktur. Bagi si penjual faktur tersebut merupakan faktur penjualan sebaliknya faktur yang dikirimkan kepada sipembeli merupakan faktur pembelian.

3. Bukti-bukti lain

Disamping kwitansi dan faktur terdapat bukti lain, misalnya: nota-nota dari Bank (nota debet atau nota kredit) , serta bukti pengirirnan atau penerimaan barang.

3. Pencatatan dalam buku harian (jurnal)

Transaksi dicatat pertama kali yang disebut Buku Harian (Jurnal). Jurnal adalah suatu catatan kronologis dari transaksi entitas. Sebagaimana di tunjukkan oleh nama-nama kolom, jurnal memberikan informasi berikut:

1. Tanggal, merupakan hal yang sangat penting karena memungkinkan kapan terjadinya transaksi
2. Nama perkiraan.
3. Kolom debet, menunjukkan jumlah yang didebet
4. Kolom kredit, menunjukkan jumlah yang dikredit.

4. Pencatatan buku besar dan buku tambahan

1. Buku Besar (Ledger)

Untuk memudahkan menyusun informasi yang akan diberikan kepada pihak-pihak yang memerlukannya terutama pimpinan perusahaan rnaka perkiraan-perkiraan yang sudah dihimpun didalam buku harian tersebut harus pula dipisah-pisahkan atau digolongkan menurut jenisnya. Menggolongkan perkiraan menurut jenis perkiraan tersebut dinamakan menyusun buku besar besar itu merupakan penggolongan perkiraan menurut jenisnya.

2. Buku Tambahan (Sub Ledger)

Beberapa perkiraan memerlukan penjelasan secara terperinci untuk mendukung pas-pas Neraca dan Perhitungan Laba-Rugi. Pada perkiraan piutang diperlukan penjelasan kepada siapa kita berpiutang (nama langganan) dan berapa saldo masing-masing langganan. Pada perkiraan hutang diperlukan penjelasan kepada siapa kita berhutang (nama kreditur) dan berapa saldo masing-masing kreditur.

5. Neraca lajur

Setelah seluruh transaksi selama periode dibukukan di buku besar, dihitung. Setiap saldo masing-masing perkiraan dapat perkiraan akan memiliki saldo debet, kredit, atau nol. Neraca saldo adalah suatu daftar dari saldo-saldo perkiraan ini, dan karenanya menunjukkan apakah total debet sama dengan total kredit. Jadi suatu neraca saldo merupakan suatu alat untuk mengecek atas kecermatan pencatatan dan pembukuan.

6. Menyusun laporan keuangan

Cara penyiapan laporan keuangan yang terbaik adalah mempersiapkan laporan laba rugi terlebih dahulu, disusul dengan laporan perubahan posisi keuangan dan terakhir adalah neraca. Elemen penting yang harus ada dalam laporan keuangan adalah: nama perusahaan, nama laporan, tanggal atau periode yang dicakup laporan, rangka laporan tersebut.

7. Jurnal penutup

Jurnal Penutup ialah ayat jurnal yang memindahkan nilai sisa pendapatan, beban, dan pengambilan pribadi dari masing-masing perkiraan ke dalam perkiraan modal.

Pendapatan yang akan menambah modal pemilik dan beban serta pengambilan pribadi akan mengurangi modal pemilik. Pada saat ayat penutup dipindah bukukan maka perkiraan modal akan menyerap dampak dari nilai sisa perkiraan sementara tersebut. Walau demikian, pendapatan dan beban akan dipindahkan terlebih dahulu kedalam perkiraan yang bernama Ikhtisar Laba Rugi, yang akan mengumpulkan jumlah total debet dari seluruh jumlah beban dan total kredit dari seluruh jumlah pendapatan pada periode tersebut. Perkiraan Ikhtisar lata rugi merupakan suatu "tempat penyimpanan" sementara yang akan digunakan pada proses penutupan. Kemudian nilai sisa dari Ikhtisar laba rugi tersebut akan dipindahkan kedalam modal.

8. Neraca saldo setelah penutupan

Siklus akuntansi akan berakhir dengan neraca saldo setelah penutupan. Neraca saldo setelah penutupan adalah pengujian terakhir mengenai ketepatan penjurnalan dan pemindah bukuan ayat jurnal penyesuaian dan penutupan. Seperti halnya neraca saldo yang terdapat pada awal pembuatan neraca lajur, neraca saldo setelah penutupan adalah daftar seluruh perkiraan dengan nilai sisanya. Langkah ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa buku besar berada pada posisi yang seimbang untuk memulai periode akuntansi berikutnya. Neraca saldo setelah penutupan diberi tanggal perakhir periode akuntansi dimana laporan tersebut dibuat.

3.3 Hasil Pengamatan

Masalah utama yang menjadi fokus dalam pengembangan usaha kecil menengah adalah belum adanya penerapan dari sistem akuntansi. Karena banyak usaha kecil dan menengah yang beranggapan bahwa penerapan sistem akuntansi disebabkan karena tidak adanya peraturan yang mewajibkan sistem akuntansi untuk diterapkan dalam usaha kecil dan kurangnya pemahamam terhadap Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Namun dalam kenyataanya, penerapan sistem akuntansi yang terdapat di UD Litabena membutuhkan keterampilan akuntansi yang baik oleh pelaku bisnis usaha kecil menengah dan sesuai sistem akuntansi.

Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan masih belum terpenuhi.

3.4 Pemecahan Masalah

Berdasarkan masalah yang muncul selama KKM, penulis menemukan sejumlah pemecahan masalah diantaranya adalah penerapan sistem akuntansi yang harus diterapkan, supaya usaha tersebut dapat menjadi sebuah tolak ukur bagi pemilik dalam memperhitungkan keuntungan yang diperoleh. Dimulai dengan menerapkan unsur-unsur sistem akuntansi, terdiri dari formulir/dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, sebaiknya pada bon penjualan dan pembelian bahan baku persediaan, nama produknya dicatat dengan rinci agar persediaan barang dagang bisa dikontrol dengan baik. Selain itu kuitansi-kuitansi pembelian barang agar disimpan dengan baik, sehingga pada saat penggunaaan sistem akuntansi, informasi yang digunakan lebih akurat, berikutnya catatan-catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku besar pembantu, dan unsur yang ketiga adalah Laporan yang menghasilkan informasi dikenal sebagai laporan keuangan, seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Dalam menyusun sistem akuntansi juga harus memenuhi prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

1. Penerapan sistem akuntansi pada usaha kecil menengah sangat penting dalam mencapai keberhasilan usaha karena dapat menjadi dasar yang handal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan, diantaranya pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain.
2. Sistem akuntansi menunjukkan bahwa fungsi-fungsi akuntansi merupakan maninvestasi dari pada sistem akuntansi yang secara administrasi akan tercantum dalam bentuk-bentuk formulir, buku-buku dan catatan-catatan akuntansi serta laporan yang disajikan.
3. Sistem akuntansi dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

4.2 Saran

1. Sebaiknya pihak UD Litabena menerapkan sistem akuntansi dan pencatatan atas laporan keuangan agar memperoleh kemudahan, tidak hanya untuk kemudahan kredit dari kreditur, tetapi juga untuk pengendalian aset, kewajiban dan modal serta perencanaan pendapatan dan efisiensi biaya-biaya yang terjadi yang pada akhirnya sebagai alat untuk pengambilan keputusan usaha ke depannya.
2. Sebaiknya pada bon penjualan dan pembelian bahan baku persediaan, nama produknya dicatat dengan rinci agar persediaan barang dagang bisa dikontrol dengan baik. Selain itu kwitansi-kwitansi pembelian barang agar disimpan dengan baik, sehingga pada saat penggunaaan sistem akuntansi, informasi yang digunakan lebih akurat